Die Briefbesprechung
Ihre Wartung ist fällig!!!!

Sehr geehrte Damen und Herren,

(Ein Standardbrief, dabei bin ich schon seit Jahren Kundin und meine Rechnungen wenden sich immer an die „Sehr geehrte Frau Arzani“.)

An so viele Sachen müssen Sie denken, (ja, das stimmt wirklich), doch um Ihre Heizung kümmern wir uns (das ist toll). Uns ist aufgefallen, dass in Ihrem Haus / Wohnung eine Wartung für die Heizung durchgeführt werden müsste. (Haus/Wohnung, noch mehr Standard, ja, ich weiß ich bin eine aus dem Adresspool, für die gerade ein Rundschreiben fällig ist. Aber was ist nun, muss die Heizung gewartet werden, müsste sie gewartet werden oder sollte sie gewartet werden?)

Bitte rufen Sie uns doch an, und nennen Sie uns einen Termin. (das könnte ich ja machen, wenn sie mich schon so freundlich bitten). Die Wartung wird ca. 2 Stunden in Anspruch nehmen. (ok, das ist überschaubar) Wir, Ihr XXX-Haustechnik Team, freuen uns auf Ihren Anruf. (das glaube ich sofort, doch was habe ich davon?)

(Ah, jetzt kommt es:) Bedenken Sie immer (eine Belehrung? Ich sehe förmlich den erhobenen Zeigefinger), dass Ihre Heizung jedes Jahr gewartet werden sollte, um erhöhte Heizkosten und Störungen zu vermeiden. (das klingt gut – Unannehmlichkeiten vermeiden). Eine regelmäßige Wartung ist wichtig, damit die Leistung der Heizung erhalten bleibt (Endlich eine konkrete Nutzenformulierung). Eine Verschmutzung der Brennkammer mit einer Rußschicht von 1mm Dicke erhöht den Brennstoffverbrauch um 5-8%. Je länger der Abstand zwischen den Wartungen, desto größer der Verbrauch an Brennstoff. (Das ist anschaulich, verständlich und leuchtet ein. Sollte ich vielleicht doch anrufen?)

Mit freundlichen Grüßen
XXX GmbH (jetzt wird es förmlich)
i.A.

Vorname Name
(Disposition)
(Ich habe verstanden, ich bin nicht wichtig. Immerhin wurde der Brief unterschrieben)

 

Wenn man zu diesem Thema unbedingt ein Kundenanschreiben verfassen möchte, würde ich es anders angehen. Wie wäre es damit?

Die Version mit Kundenorientierung
Wieder ist ein Jahr vergangen – wir rufen Sie bald an

Sehr geehrte Frau Arzani,

an so viele Sachen müssen Sie denken, doch um Ihre Heizung kümmern wir uns. Wir erinnern Sie an die jährliche Wartung und rufen Sie in den nächsten Tagen an, um mit Ihnen einen Termin dafür zu vereinbaren. Wie Sie wissen, wird die Wartung ca. 2 Stunden dauern.

Für Sie lohnt sich das auf jeden Fall, denn Sie erhalten so die Leistung Ihrer Heizung und sparen Heizkosten. Konkret bedeutet das: wenn die Brennkammer mit einer Rußschicht von 1mm Dicke überzogen ist, erhöht das den Brennstoffverbrauch um 5-8%. Dadurch entstehen Kosten, die unnötig sind und die Sie vermeiden können. Zusätzlich verringern Sie mit der Heizungswartung das Risiko von Störungen.

Alles Weitere besprechen wir, wenn wir miteinander telefonieren.

Viele Grüße nach Nürnberg

Ihre
Vorname Name Ansprechpartner

 

Und, bitte!, checken Sie vorher die Historie Ihrer Kunden. Die Wartung unserer Heizung war nämlich bereits erledigt.

Fazit: Im Kundenkontakt kommt es nicht nur darauf an, was man macht, sondern besonders darauf, wie man es macht.