Wie schafft man es, die vorhandenen Kenntnisse aller Teilnehmer zu nutzen?

 

Je größer eine Meetingrunde ist, desto schwieriger ist es, diese mit den klassischen Methoden so zu strukturieren, dass alle Beteiligten auch tatsächlich zu Wort kommen und ihren Beitrag leisten. Es gibt passende Methoden, um bei Besprechungen zum Beispiel Vielredner in den Griff zu bekommen oder Fragen aus verschiedenen Perspektiven zu reflektieren. Doch wie können die vorhandenen Fähigkeiten und Kenntnisse aller Teilnehmer genutzt werden, wie erhält man ein tatsächlich gemeinsam erarbeitetes Ergebnis, mit dem sich jeder identifizieren kann?

Die Gruppenmethode Spinnsession schafft eine wirksame Interaktion zwischen Teilnehmern, strukturiert die Diskussion so, dass Wissen und Meinungen nicht nur einfließen, sondern miteinander verwoben werden.

 

Vorbereitungen und Teilnehmer

 

Um ein heterogenes und interdisziplinäres Team zusammenzustellen, benötigt eine Spinnsession mindestens 12 und maximal 21 Teilnehmer sowie einen Moderator.

Der Moderator verschafft sich im Vorfeld einen Überblick über das Thema und strukturiert das vorhandene Wissen (grundlegende Informationen, aktueller Diskussionsstand).

Anschließend bereitet der Moderator die Zusammenfassung der Erkenntnisse entsprechend auf. Dies kann zum Beispiel via Post-its erfolgen und durch eine gut vorbereitete, kompakte Präsentation allen Teilnehmern vermittelt werden. Darüber hinaus werden zwei lösungsrelevante Fragestellungen aus dem Thema und der Zielsetzung der Spinnsession abgeleitet. Dabei ist wichtig, dass sich beide Fragestellungen klar voneinander unterscheiden und unterschiedliche Perspektiven aufzeigen (zum Beispiel Herausforderung und Lösung).

In einem Raum werden drei Stuhlkreise konzentrisch angeordnet:

° im inneren Kreis wird aktiv diskutiert

° im mittleren Kreis wird unter einer spezifischen Fragestellung zugehört

° im äußeren Kreis wird ebenfalls unter einer anderen Fragestellung zugehört

Demnach diskutieren nur die Teilnehmer im inneren Stuhlkreis, während alle anderen Teilnehmer sich auf ihre jeweilige Aufgabe konzentrieren. Sie hören zu und dokumentieren, was sie in der jeweiligen Fragestellung gehört haben.

Eine Spinnsession ist in drei Runden unterteilt. In jeder Runde hat jeder Teilnehmer eine andere Rolle und nimmt dafür in einem anderen der drei Stuhlkreise Platz.

 

So geht‘s

 

Nachdem der Moderator die Regeln erklärt hat, nennt er das Thema der Spinnsession und die beiden Fragestellungen für den mittleren und äußeren Stuhlkreis. Die erste Diskussionsrunde dauert 10 Minuten und startet mit den formulierten Thesen. Anschließend werden vom Moderator für die beiden Fragestellungen die Beobachter in dem mittleren und äußeren Kreis befragt, die Ergebnisse auf Boards festgehalten und gemeinsam reflektiert.

Sollen Ideen und Lösungsansätze direkt weitergearbeitet werden, ist es sinnvoll, kurz und prägnant die Ergebnisse auf Post-its festzuhalten. Diese können im Nachgang flexibel strukturiert und zusammengefasst werden.

In der zweiten Runde rücken die Teilnehmer in den nächsten Stuhlkreis auf, der Moderator richtet das Wort erneut an den inneren Stuhlkreis und die Diskussion startet. Das Feedback wird nach 10 Minuten wieder abgefragt und die Ergebnisse festgehalten.

Nach drei Runden fasst der Moderator die Ergebnisse der Spinnsession abschließend zusammen.

 

Wie arbeitet wir mit den Ergebnissen weiter?

 

Zeichnet der Moderator auf eine Metaplanwand ein Portfolio mit den Achsen „relative Chancengröße“ und „zeitliche Dringlichkeit“ auf, so kommen die Teilnehmer schnell zu einem Ergebnis. Denn mit den Teilnehmern der Spinnsession ist sehr viel expliziertes und implizites Wissen vorhanden, die jeweiligen Chancen mit der größten Erfolgsaussicht können identifiziert werden. Jedes „Chancen“-Post-it wird in das Chancen-/Dringlichkeitsraster eingeordnet, so dass sich ein Gesamtbild eröffnet.

 

Vorteile

 

Werden Spinnsessions zur Entscheidungsfindung eingesetzt, steigt die Qualität der darauffolgenden Entscheidungen. Zusätzlich werden im Nachgang Kommunikationszeiten verkürzt, der Aufwand des Schnittstellenmanagements wird reduziert und Veränderungen werden beschleunigt. Da das Wissen und die Meinungen aller Teilnehmer einfließen und miteinander verwoben werden, wird Wissen transparenter und neue Ideen entstehen.

Quelle: Trainingaktuell_Komplexe Fragen mit Spinnsession lösen